The Document Foundation analiza cómo los formatos de archivo propietarios de Microsoft, en particular la familia DOCX, XLSX y PPTX, se han convertido en el principal mecanismo de dependencia tecnológica para usuarios individuales, empresas y administraciones públicas. El artículo explica que un formato de archivo no es solo un contenedor de datos, sino un conjunto de reglas que determina cómo se almacenan, comparten y recuperan los documentos a lo largo del tiempo. Frente a los formatos abiertos, cuyas especificaciones son públicas y pueden implementar libremente cualquier aplicación, los formatos propietarios pueden incorporar funciones no documentadas, extensiones privadas o comportamientos que solo el software original reproduce de forma fiel. La consecuencia práctica es conocida: al abrir un documento de Microsoft Office en otra aplicación, el formato se altera, las tablas pierden proporciones y las presentaciones pierden pulcritud. Esa fricción silenciosa empuja a los usuarios a regresar a las herramientas de Microsoft.
El texto aborda también la paradoja de OOXML, el formato de Office Open XML presentado como estándar internacional tras un proceso de aprobación en ISO marcado por irregularidades procedimentales y contestación de organismos nacionales. La versión estandarizada, OOXML Transitional, reproduce el comportamiento existente de Microsoft Office, incluidas funciones heredadas no documentadas, y solo el propio software de Microsoft la implementa por completo. La variante más limpia, OOXML Strict, quedó relegada por la propia Microsoft y ha desaparecido de algunas versiones recientes. En la práctica, un estándar que solo una implementación soporta plenamente equivale a un formato propietario con certificado de estandarización.
La dependencia adquiere dimensiones distintas según el nivel de uso. Para un usuario particular, un documento con el diseño alterado es una molestia menor; para un despacho legal puede implicar que un contrato presentado ante un tribunal no coincida con la versión del cliente; para un hospital, que un formulario clínico se imprima de forma incorrecta; para una administración pública, que un documento aparezca distinto según el software empleado, lo que constituye una forma de acceso desigual a la información pública. Cuando un gobierno archiva documentos oficiales en un formato controlado por una empresa privada, delega de hecho la custodia de su memoria institucional en esa compañía, con la incertidumbre añadida de si los archivos podrán leerse dentro de veinte años, dependiendo de decisiones empresariales ajenas al interés público.
El artículo defiende que la soberanía documental exige decisiones informadas en cada etapa de creación del documento y apuesta por estándares abiertos como Open Document Format (ODF), cuyas especificaciones son públicas y están gestionadas por un organismo independiente de cualquier proveedor.